5 gode råd om Faktura scanning

Der findes 3 væsentlige forskellige fakturaformater:

 

A)   Elektronisk faktura (EDI eller UBL/XML/(OIO))
B)   PDF fil (data skabt fil der sendes via email)
C)   Papirdokument eller scannet dokument

Elektronisk faktura

Kategori C) er den ”kritiske” når vi taler om automatisering af indgående fakturaer. Dette skyldes, at der ikke findes en fejlfri teknologi til at hive informationer ”ud af papiret”. Derfor vil der oftest på 10-30% af doku-menterne være fejl, fejl der tit skal rettes manuelt (af mennesker). Denne fejlrate er stort set gældende uanset hvilket OCR produkt der vælges. Oftest bygger disse produkter på samme teknologi eller "OCR-motor". Lasernet's scanningsteknologi bygger på Abbyy's førende OCR komponent.

Man kan dog gøre noget for at reducere antallet af ”læsefejl” eller OCR-fejl, se nedenstående.

  1. Forsøg at undgå papirdokumenter (bed dine leverandører sende fakturaer elektronisk til Lasernet)
  2. Forbered papirdokumenterne, så de er ukrøllede, rene og uden annotationer/streger/stempler
  3. Anvend en ordentlig dokument scanner med indbygget VRS-optimering

Scannere fås i mange prislejer afhængig af antal. Vi anbefaler en professional dokumentscanner med arkføder og VRS-optimering. Alternativt kan der med fordel investeres i en softwareversion af Virtual ReScan, se mere her

Det er muligt at anvende multifunktionsmaskiner og bordscannere, men man skal være forberedt på at det giver mere manuelt arbejde omkring indtastning/datafangst). Resultatet af scanningen afgør i stor grad hvilken automatiserings-grad hele faktura workflowet kan opnå !

  1. Erkend, at ikke alle dokumenter kan genkendes/OCR behandles.

Dette gælder specielt alle håndskrevne fakturaer samt ”farvelade” fakturaer med tykke streger og farvede bagrunde.

  1. Brug tid til at træne personalet/scanningsoperatøren i scanneren. Øvelse gør mester!

Eksempel på billedforbedring med VRS

Original: http://www.visioneer.com/vrs/images/VRS_examples_original_large.jpg 

Behandlet billede: http://www.visioneer.com/vrs/images/VRS_examples_withVRS_large.jpg

 

Tabellae  • Denmark • Sweden • Norway • United States • www.tabellae.com